Cẩm nang cuộc gọi nhỡ
Trả lời mà không bắt khách của bạn phải chờ.
Đã xem lại
Khi đang quấn giấy bạc, đang hơ gel hay khách đang nằm trên giường, tin trả lời cuộc gọi nhỡ nên nói rõ khách có thể mong đợi gì và đưa ra một bước tiếp theo rõ ràng. Các tiệm làm đẹp có thể bắt đầu với liên kết đặt lịch và chủ tiệm liên hệ lại sau. Muốn ghi lịch hẹn vào Square, bạn cần Square Appointments Plus hoặc Premium. Với gói miễn phí, chúng tôi vẫn nhắn lại cho người gọi và chuyển thông tin khách cho bạn.
Chọn bước tiếp theo trước khi điện thoại reo
Quyết định người gọi nào có thể dùng liên kết đặt lịch và người nào cần đến bạn. Một dịch vụ quen thuộc, làm định kỳ có thể đi theo đường đặt lịch bình thường. Chỉnh màu tóc, tư vấn lần đầu hay câu hỏi về liệu trình có thể cần chủ tiệm trả lời trước khi đưa ra lịch hẹn.
Viết những ngoại lệ đó ra. Ghi cả các dịch vụ cần tư vấn, những người có thể trả lời và giờ họ thường xem tin nhắn. Quy trình trả lời hiệu quả nhất khi tiệm giữ đúng được những gì mình đã hứa.
Giữ tin trả lời đầu tiên thật ngắn
Ví dụ nội dung tin trả lời cuộc gọi nhỡ do chủ tiệm duyệt: “Cảm ơn bạn đã gọi cho tiệm. Tiệm đang làm cho khách. Bạn có thể xem các khung giờ tại liên kết đặt lịch của tiệm, hoặc nhắn lại dịch vụ và ngày bạn muốn. Tiệm sẽ liên hệ lại trong giờ mở cửa.”
Thay lời hứa về giờ mở cửa bằng quy trình thực tế của bạn. Dùng tên tiệm và liên kết đặt lịch của chính bạn. Đây là nội dung mẫu để tham khảo, không phải tin nhắn được gửi từ trang này. Đừng đưa thông tin sức khỏe, thông tin thẻ thanh toán hay khuyến mãi không liên quan vào tin trả lời.
Làm cho bước bàn giao rõ ràng
Cho chủ tiệm một chỗ rõ ràng để xem yêu cầu của người gọi và bước tiếp theo. Gửi liên kết chưa phải là đã đặt lịch. Khung giờ đề xuất chưa được xác nhận cho đến khi lịch chấp nhận. Nếu người gọi cần tư vấn, hãy nói rằng chủ tiệm sẽ liên hệ lại thay vì hứa một giờ cụ thể.
Với cuộc gọi ngoài giờ, hãy nói rõ khi nào sẽ có người trả lời. Nhắc đi nhắc lại có thể gây khó chịu hơn cả cuộc gọi nhỡ ban đầu; hãy định giới hạn số lần liên hệ lại và dừng khi người gọi từ chối.
Thử quy trình bằng chính điện thoại của bạn trước khi dùng với khách. Kiểm tra nội dung tin trả lời, liên kết đặt lịch dẫn đến đâu, bước chuyển cho chủ tiệm và cách quy trình xử lý khi lịch đã kín. Tùy chọn xử lý qua giọng nói vẫn đang ở giai đoạn beta theo từng bước; nhắn lại là điểm khởi đầu.