Cẩm nang cuộc gọi nhỡ
Trả lời mà không bắt khách của bạn phải chờ.
Đã xem lại
Khi tóc đang quấn giấy bạc, đang hơ gel hoặc khách đang nằm trên giường, tin nhắn phản hồi cuộc gọi nhỡ nên đưa ra một bước tiếp theo rõ ràng. Bắt đầu với đường dẫn đặt lịch và cách chủ tiệm theo dõi khách. Square Write-Back của StillBooked ghi lịch lại vào lịch Square của bạn, kể cả tiệm dùng Plus hoặc Premium. Chỉ gói Square đó thì không bật được tính năng này.
Chọn bước tiếp theo trước khi điện thoại reo
Quyết định người gọi nào có thể dùng liên kết đặt lịch và người nào cần đến bạn. Một dịch vụ quen thuộc, làm định kỳ có thể đi theo đường đặt lịch bình thường. Chỉnh màu tóc, tư vấn lần đầu hay câu hỏi về liệu trình có thể cần chủ tiệm trả lời trước khi đưa ra lịch hẹn.
Viết những ngoại lệ đó ra. Ghi cả các dịch vụ cần tư vấn, những người có thể trả lời và giờ họ thường xem tin nhắn. Quy trình trả lời hiệu quả nhất khi tiệm giữ đúng được những gì mình đã hứa.
Mẫu tin nhắn trả lời cuộc gọi nhỡ cho tiệm của bạn
Dùng các mẫu này để soạn lời nhắn cho quy trình trả lời của tiệm. Thay mọi thông tin trong ngoặc vuông trước khi dùng. Chỉ hẹn liên hệ lại vào thời gian bạn có thể giữ lời và kiểm tra đường dẫn đặt lịch. Không đưa thông tin sức khỏe hay thông tin thẻ thanh toán vào các tin nhắn trả lời.
- Trong lúc làm dịch vụ: 'Cảm ơn bạn đã gọi [tên tiệm]. Chúng tôi đang phục vụ khách. Bạn có thể xem các lựa chọn đặt lịch tại [đường dẫn đặt lịch], hoặc nhắn dịch vụ và ngày bạn muốn. Chúng tôi sẽ liên hệ lại vào [thời gian].'
- Ngoài giờ mở cửa: 'Cảm ơn bạn đã gọi [tên tiệm]. Tiệm hiện đã đóng cửa và sẽ mở lại vào [ngày và giờ]. Bạn có thể xem các lựa chọn đặt lịch tại [đường dẫn đặt lịch], hoặc để lại câu hỏi ở đây. Chúng tôi sẽ liên hệ lại vào [thời gian].'
- Cần tư vấn trước: 'Cảm ơn bạn đã gọi [tên tiệm]. Trước khi đặt lịch [dịch vụ], chúng tôi cần trao đổi với bạn để tư vấn. Hãy nhắn một ngày bạn rảnh. Chúng tôi sẽ kiểm tra xem cần làm gì tiếp theo vào [thời gian].'
Làm cho bước bàn giao rõ ràng
Cho chủ tiệm một chỗ rõ ràng để xem yêu cầu của người gọi và bước tiếp theo. Gửi liên kết chưa phải là đã đặt lịch. Khung giờ đề xuất chưa được xác nhận cho đến khi lịch chấp nhận. Nếu người gọi cần tư vấn, hãy nói rằng chủ tiệm sẽ liên hệ lại thay vì hứa một giờ cụ thể.
Với cuộc gọi ngoài giờ, hãy nói rõ khi nào sẽ có người trả lời. Nhắc đi nhắc lại có thể gây khó chịu hơn cả cuộc gọi nhỡ ban đầu; hãy định giới hạn số lần liên hệ lại và dừng khi người gọi từ chối.
Thử quy trình bằng chính điện thoại của bạn trước khi dùng với khách. Kiểm tra nội dung tin trả lời, liên kết đặt lịch dẫn đến đâu, bước chuyển cho chủ tiệm và cách quy trình xử lý khi lịch đã kín.
Giữ nhật ký cuộc gọi nhỡ riêng tư
Xem lại một tuần bình thường trước khi thay đổi quy trình trả lời. Mỗi người gọi chỉ có một dòng, dù họ gọi nhiều lần. Giữ nhật ký riêng tư và không ghi thông tin sức khỏe hay thông tin thẻ thanh toán.
Nếu chưa biết mục đích cuộc gọi, cứ ghi là chưa rõ cho đến khi có thêm thông tin. Đếm riêng các lịch hẹn đã xác nhận và các lịch hẹn khách đã đến.
- Ghi ngày gọi và cho biết cuộc gọi đến trong lúc làm dịch vụ hay ngoài giờ mở cửa.
- Phân loại yêu cầu là đặt lịch mới, đổi lịch đã có, câu hỏi khác hoặc chưa rõ.
- Ghi việc cần làm tiếp theo: gửi đường dẫn đặt lịch, chủ tiệm liên hệ lại hoặc tư vấn.
- Ghi xem lịch hẹn đã được xác nhận chưa.
- Ghi xem khách đã đến chưa.